Instrucciones para la utilización de la hoja Póliza Diario y Cheque

Siguiendo todos los pasos que te indicaré a continuación podrás dominar la hoja fácilmente.

Después de abrir nuestra hoja "Polche_Diario.xls" vamos directamente a la hoja "Catalogo" como se muestra en la siguiente imagen.

Dentro de esta hoja nos vamos a la celda A1.

Ahí empezaremos a escribir nuestro catálogo, si ya lo tienes en tu programa de contabilidad lo puedes exportar en otra hoja de excel y solo copiarla a partir de la celda A1 que te menciono, eso depende de tu programa, esto es un tema aparte, te lo menciono como complemento solamente. Tienes hasta la línea 5000 para poder vaciar tu catálogo. Y estrictamente debe quedar en las columnas A el número y en B el nombre como se ilustra en las dos imágenes de abajo.

 

 

Terminado lo anterior nos vamos a la hojas de "varios".

Vamos a conocer un poco la hoja, observemos la siguiente imagen, de izquierda a derecha vemos 4 cuadros, esta zona izquierda corresponde a los cargos, el 1ero. es la zona de proveedores en cuentas de orden, el 2do. cuadro es para cuentas o conceptos que suman para efectos de la declaración de clientes y proveedores, como son compras, gastos, etc. además observemos la flecha, está señalando que existen celdas ocultas las cuales podemos visualizarlas oprimiendo el botón del centro de la hoja que dice "Mostrar Ocultar 5 con Prov", y debemos abrirlas cuando no nos alcancen las columnas de la B a la F, esto significa que las columnas de la B a la K suman para clientes y proveedores.

En el 3er. cuadro tenemos la sección de cargos para conceptos o cuentas que no suman para clientes y proveedores como son el iva, un cargo a caja, etc. también tiene celdas ocultas por si no nos llegaran a alcanzar.

Por último tenemos el cuadro del centro o 4to. en el cual tenemos los botones que ejecutan diversas acciones, que al parecer se explican por si solas, "Crear Póliza de Diario", "Crear Póliza de Cheque", las dos que se explicaron anteriormente que sirven para mostrar ocultar celdas según las necesitemos, y "limpiar la hoja" para una nueva póliza.

Les menciono que cuando se da click en "Crear Póliza de Diario" ó "Crear Póliza de Cheque", automáticamente la realiza y nos lleva a la hoja "Poliza" ó "Póliza de Cheque",

A continuación veamos la parte derecha que corresponde a los abonos, y vemos las columnas de la X a la AC, en esta última yo acostumbro a poner la cuenta de bancos que es contra la que debe cuadrar todo, y en la celda AE pongo la contracuenta de orden de clientes y proveedores que salda a las de la columna A1.

 

Bueno ya conocimos un poco la hoja, el detalle es entender cual es la idea y se darán cuenta que es muy fácil y nos ayuda muchísimo para cuadrar nuestras pólizas, además de que podemos irlas acumulando, como veremos más adelante con el fin de una posterior impresión.

Veamos ahora un ejemplo práctico para que quede mejor entendido, en la celda A1 de la hoja "Varios", voy a poner la cuenta de orden que usen para clientes y proveedores, en mi caso es la 7401 con su respectiva subcuenta.

Observemos si nos vamos hasta el final de la hoja al lado derecho que al poner el código de la cuenta A1, nos aparecerá en la celda "AF" el nombre de dicha cuenta.

Volviendo a poner la penúltima imagen continuamos y ahora vemos en la celda B y C las cuentas 5102001 y la 5102003 la cuales al escribir en las celdas B1 y C1 se pone en la parte de abajo o sea en A2 y B2, respectivamente el nombre, estas cuentas las dejamos aquí por que suman para proveedores. podemos observar esto aprovechando que tenemos la imagen de arriba que representa el final de los abonos, en AE3 tenemos la suma de 25,000 que es el resultado de la celda B y C.

Inmediatamente nos vamos a la sección de lo que no cuentan para proveedores en la sección de las columnas L a la P, y en este caso registro el IVA.

No pongo más movimientos en este ejemplo, pero en la sección de abonos de la celda X a AB podemos poner descuentos, devoluciones, rebajas, etc. y aunque la celda AC se puede modificar yo recomiendo que se coloque la cuenta con la que cuadra todo, que en mi caso es bancos. Vean de abajo y observen como el abono a bancos cuadra con todo y la 7301 que es de proveedores solo tiene 25,000 que es lo que juega para proveedores.

Recuerden que anteriormente mencione que la columna A representa la sección de proveedores y solo ocupamos la celda A1, bueno en el caso de que tengamos varios proveedores (a mi me pasa en los cheques de reposición de caja chica) en ese caso que hay más de un proveedor en la celda A1 no pondremos nada, y entonces utilizaremos a partir de la celda A3 y cada documento (factura) la registraremos fila por fila para ir checando al final en AC y AE que nos vaya cuadrando todo.

Terminamos con el ejemplo y procedemos a darle click en el botón "Crear Póliza de Diario" o "Crear Póliza de Cheque" según sea el caso y nos lleva automáticamente a la hoja respectiva "Poliza" o "Pólizas Cheque" en el cual podemos decidir imprimir la póliza o acumularla, yo recomiendo esto último.

“Crear Póliza” .- Creo es intuitivo sirve para generar la póliza en la hoja “poliza” una vez terminado todos los registros.

 “Mostrar Ocultar  5 Con Prov” .- Muestra u oculta de la columna G a la K, con el fin de no tener tantas columnas abiertas cuando no se ocupen, y ¿por qué Con Prov?  Para registrar aquí comprobantes cuyas cantidades nos afecten a proveedores con el fin de la declaración anual de Clientes y Proveedores de Bienes y Servicios, que si bien tengo entendido ya no se presentará por el 2002, si debemos tenerla por si la autoridad nos solicita esa declaración. Más adelante explico el uso de esto.

 “Mostrar Ocultar  5 Sin Prov”.- Muestra u oculta otras 5 columnas que van desde la columna R a la U, con el mismo fin de que no nos ocupen espacio en pantalla cuando no las necesitemos, solo que estas columnas son para los documentos que no afecten proveedores.

 “Limpiar Hoja”.-  su nombre lo dice ya terminé la póliza y ya la generé, bueno limpio la hoja para iniciar otra.

Veamos como queda en nuestro ejemplo.

Ya solo nos queda ponerle los datos de número de cheque, concepto, y la parte de abajo, Fecha, No de poliza y le damos en acumular para que se vaya a la hoja "PolizasCh".

Eso es todo, le recuerdo que estaremos pendientes de cualquier duda, se abrió en el foro una sección específica de esto, pueden dejar su duda y se les resolverá. o cualquier punto o aclaración al respecto estoy a sus órdenes.

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